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采购经理人如何提高工作效率?

作者:hanshi9887     来源:原创     发表时间:2018-11-19     浏览:

采购工作太繁杂,每天要面对无数的内部客户和职能部门,组织协调数不清的会议,解决众多的供应商问题,还要做各种采购项目,工作中累积了太多的待办事项,脑海中被各种紧急而漫无头绪的事情装满了,每天的工作就像救火队员,整个人都仿佛变得异常沉重,甚至连生活气氛都被影响的非常紧张,该如何突破呢?

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作为一名个人贡献者(individual contributor),采购经理总是非常忙,时间仿佛永远都不够用:每天要面对无数的内部客户和职能部门,组织协调数不清的会议,解决众多的供应商问题,还要做各种采购项目,更别提那些花在数据分析、流程控制、采购战略、采购计划,采购报表,寻找采购机会以及自我学习等等方面的时间了。


作为采购的你有没有这样的经验:工作中累积了太多的待办事项,脑海中被各种紧急而漫无头绪的事情装满了,每天的工作就像救火队员,整个人都仿佛变得异常沉重,连生活气氛都被影响的非常紧张。而另一方面,你是否也曾有过这样的体会:当你出色地做完一个重要的项目,那种长舒一口气,无事一身轻的轻松体验,连走路都是心怀喜悦呢。


实践证明,作为一名职场人士,你的幸福感很大程度来源于你工作的成就感。高效地完成工作,是获得成就感的重要因素。今天我们就从实践的角度,谈谈采购经理如何提高工作效率,让自己每天都生活在幸福感中。

作中可以使用的方法

 

1. 经常使用待办列表(To-do List),把待办的事项按照紧急和重要性分四个象限列明,并给每个待办事项设定完成截止日。Windows自带的附件程序中有个叫做Sticky Notes的工具,用来记录待办事项非常好用。它可以固定在电脑桌面,这样每天上班一开机你就可以对你要做的工作一目了然。你还可以多添加几个Sticky Notes在桌面上,比如定期把已经完成的项目移入完成列表,这样看着已完成项目不断在增加,也能增加你的成就感哦。


2. 要事为先和以终为始,这是《高效能人士的七个习惯》所提出的两个首要原则。采购经理应该经常回顾自己的代办列表和完成列表,定期分析自己工作的时间占比,追踪时间是否放在那些真正有价值的地方,看看时间浪费在哪里。经常这样反思和优化,你就能养成结果导向的工作习惯,大大提高工作效率。建议大家每周给自己安排固定两小时的“发展和创新时间”,让自己从琐事中安静下来,考虑自己在哪些方面做的还有欠缺,哪些方面还可以做得更好,持之以恒,这将大大提高你未来的做事效率。


3. 在工作日历中Book自己的时间,给自己一个承诺,要求自己在这个时间段完成某项工作。这样做的好处是,一旦给自己设定了在那个时间段去做某件事,其他时间你就不用忧虑这件事了。这样做的另一个好处就是,在这个时间段,你可以保证自己不被其他事情打断,专心地完成这一任务。往往因为某些原因,我们没有按照预设时间完成某项工作,那可以把这个事项的日程推到下一个合理时间。一般来讲,请尽量不要把单一事件推迟三次以上,以防自己不自觉地养成拖延的习惯。


4. 为每个采购项目制定严格和清晰的项目时间表。作为采购,一般都会使用项目时间表这个方法,以在项目初期确定什么时候完成SOW定义,什么时候RFP发出,什么时候截标,什么时候招标会,什么时候选定供应商,什么时候合同签订,统一在一个表格中画出来,这样不仅时间点清晰有致,而且责任分明,方便项目的跟踪和管理。


5. 把你的项目时间表和相关部门商讨和确定。一般来讲,自己头脑中想要做的事,经常会因为难度和时间问题不断推后和搁浅,比如我们在年初都会对自己许下几个新年愿望,比如减肥、运动、读书,但是经常会随着时间推移而坚持不下去。但是当你把想做的事情说给另一个人,就变成对别人的一项承诺,这在某种意义上来说,相当于给自己一些压力,为了实现对别人的承诺,从而更容易督促自己按计划完成项目。


6. 增加沟通效率。采购的工作要与很多内外部的部门打交道,涉及很多协调和沟通的工作,沟通的效率往往会严重影响你的工作效率。很多人因为沟通的能力问题,把非常简单的问题搞得很复杂,甚至需要领导出来协调解决,这无疑大大降低了很多人的工作效率。另外,沟通能力往往取决于你影响别人的能力和个人气场,努力学习一些领导力的课程,把它们运用于沟通中,往往可以实现事半功倍的效果。


7. 学会熟练运用办公工具,这包括但不限于电脑打字及运用各种Office和各种系统工具的能力。要知道,这些虽然只是工具,但是对于采购的工作效率也有不小的影响,因为采购工作有很大一部分都是案头工作。很多采购的效率提高不上来,就是因为把大部分时间花在了打字和调整格式上。我们要大幅提高工作效率,必须要达到从熟练运用到专家级运用的转变。


8. 学会收集和处理大量的信息,并从中找出规律和处理方法,这是提高工作效率的最好训练方法。采购工作注重数据,而在信息不完整和不清晰的情况下做决定往往又是采购必备的能力。经常有意识地训练自己在短时间内收集大量信息,并对其进行整理、分析,然后做出判断,长此以往,我们处理信息和问题的速度将成几何级别的增长。

另外,通过习惯和素质的培养,

也可以提升你的工作效率

 

1. 尝试通过养成一个习惯,在固定的时间做固定的事情,来培养自己的自律能力。自律就是在这个时间段,该做什么就去做什么。比如每天早晨跑步3公里,或者每周参加三次瑜伽课,或者每月读完一本书。想想健身房中那些经常锻炼的身影,大多数都是工作非常忙的企业管理者,就知道,我们不是没有时间,我们只是没有形成自律,把时间在不经意间浪费了。通过培养自律,你会发现时间虽然宝贵难得,但是你能有机地把时间划分成不同的区块,并把它们用在刀刃上。


2. 找一项你感兴趣的运动,无论是跑步,还是打球,长期坚持,养成习惯。一般来讲,运动的时间,我们的脑力处在修整状态。有机地平衡脑力和体力活动,能让自己的头脑更适于工作,从而在再次投入工作中变得更加高效。


3. 学会用积极的心态去面对所有事情。工作中少不了挑战,当我们以消极的心态面对挑战时,会发现困难重重,甚至会感觉这是无法完成的任务。而当我们以积极的心态去正面接触和面对它时,你会发现一切都是纸老虎,在你强大的意志面前,一切都是可以攻破的。


4. 了解一些禅修的方法,训练专注。观察呼吸是最普遍的方式,你可以在坐着或站立时,甚至是在床上躺着休息时,尝试把你的注意力关注在呼吸上,看看能否坚持一分钟,而不被其他的思绪引开。让心慢下来、平静下来,会培育出清澈和敏锐的心,潜移默化地提高你的做事效率。


5. 扩大心量,你就能做更多的事情,而且做得更快更好。有句话说,你的心有多大,你的路就有多宽。是的,当你真正从小我的意识推广到别人时,你会发现,你一个人可以做多个人的事情,但并不感觉劳累。


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